Checklist KYC / LCB-FT à Monaco : les 8 blocs d'une vigilance complète

La connaissance du client (KYC, « know your customer ») n'est pas une étape unique : c'est une succession de diligences qui, mises bout à bout, démontrent que la vigilancea bien été exercée. Une checklist transforme cette obligation diffuse en une liste finie de points vérifiables — ce qui réduit le risque d'oubli au moment, souvent pressé, de l'entrée en relation.

Elle sert trois objectifs concrets. D'abord, ne rien manquer: la chaîne du bénéficiaire effectif, l'origine des fonds ou la consultation de la liste nationale de gel sont des points faciles à oublier sous pression. Ensuite, homogénéiser la pratique entre les dossiers et entre les collaborateurs. Enfin, laisser une trace : une checklist datée et classée au dossier est, en inspection, la preuve la plus lisible que chaque diligence a été menée. Les huit blocs qui suivent reprennent les obligations posées par la Loi n° 1.362.

Déroulez les blocs dans l'ordre : l'identification (blocs 1 à 4) conditionne l'évaluation du risque (bloc 5), qui calibre à son tour le criblage (bloc 6) et l'intensité de la vigilance constante (bloc 7). La conservation (bloc 8) s'applique à l'ensemble des pièces réunies.

Les seuils déclencheurs des opérations occasionnelles et de certaines diligences sont fixés par les seuils réglementaires applicables ; vérifiez-les dans vos procédures internes et les textes en vigueur.

Une checklist ne vaut que par la manière dont elle est intégrée au dossier. Trois réflexes la rendent opposable :

• L'intégrer au dossier client.Cochez chaque point au fur et à mesure et rattachez les pièces justificatives correspondantes (pièce d'identité, extrait de registre, chaîne de détention, résultat de criblage).
• La dater et l'attribuer.Indiquez la date de la revue et l'auteur. Une diligence non datée est difficile à rejouer en inspection.
• La conserver.Classez-la avec le reste du dossier et appliquez la durée de conservation du bloc 8 — cinq ans après la fin de la relation, prorogeable jusqu'à dix ans au total (art. 23).

Reprenez la checklist non seulement à l'ouverture, mais à chaque revue périodiqueet à chaque événement significatif (nouvelle opération importante, évolution de l'actionnariat ou du bénéficiaire effectif, doute sur les données obtenues). La fréquence des revues se calibre sur le niveau de risque du dossier.

Trois écueils reviennent régulièrement et fragilisent un dossier pourtant ouvert de bonne foi :

• Oublier la chaîne de bénéficiaires effectifs. S'arrêter au premier actionnaire personne morale, sans remonter jusqu'aux personnes physiques détenant au moins 25 % ou exerçant un contrôle, laisse le bénéficiaire effectif réel hors du champ (art. 21).
• Confondre vigilance simplifiée et absence de vigilance.La vigilance simplifiée allège certaines diligences dans des situations de risque faible avérées et documentées — elle ne dispense jamais de l'identification ni de la surveillance.
• Ne pas mettre à jour.Une connaissance figée à l'ouverture se périme : sans mise à jour des éléments ni recriblage, un client conforme au départ peut devenir signalé sans que vous le sachiez. La vigilance est constante, pas ponctuelle.